FAQ Care Team
Waarom heeft Domino's een Klokkenluiders- en klachtenregeling?
Bij Domino’s vinden we het belangrijk om een veilige en fijne werkplek te creëren voor al onze medewerkers. Maar soms kun je te maken krijgen met een situatie waar je je niet prettig bij voelt. Dan willen we er voor je zijn en jou de mogelijkheid bieden om (anoniem) melding te kunnen doen. Het Care Team neemt jouw melding vertrouwelijk in behandeling en wanneer je daar behoefte aan hebt, zullen we naar jouw verhaal luisteren en in afstemming met jou actie ondernemen wanneer er wangedrag binnen onze organisatie plaatsvindt.
We begrijpen dat er vertrouwen en moed voor nodig is om een melding te maken van iets wat jou is overkomen of wat je nauw aan het hart ligt. Met jouw openheid help je ons om onze werkplek fijn en veilig te maken voor iedereen. Daarom willen we je aansporen om een melding te maken als je wangedrag waarneemt of zelf meemaakt. Zo worden we samen beter en zijn we een bedrijf waar mensen elke dag met plezier samenwerken.
Wat kan ik melden op deze pagina?
Op deze pagina kun je een melding maken van een (vermoeden van een) klacht of misstand.
Wat is het verschil tussen het melden van een klacht en het melden van een misstand?
Een klacht is een melding van elke vorm van onvrede over een onwenselijke of vervelende situatie waar je mee wordt geconfronteerd en die juridisch gezien niet valt onder het begrip ‘misstand’. Denk bijvoorbeeld aan ongewenste omgangsvormen, fysieke agressie, seksuele intimidatie of pesten. Onder een misstand verstaan van een wantoestand, illegale of immorele praktijk onder de verantwoordelijkheid van Domino’s Pizza Netherlands B.V. (hierna: “Domino’s”) en waarbij een groot maatschappelijk belang in het geding waarbij de schade van de overtreding het persoonlijk belang van de klokkenluider overstijgt. In de Klokkenluiders- en klachtenregeling is het onderscheid verder uitgewerkt.
Hoe kan ik iets melden?
Als je een nieuwe melding wilt maken, heb je twee opties. Melden van een klacht of het melden van een misstand. Klik op één van de opties. Twijfel je of het gaat om een klacht of misstand? Raadpleeg dan eerst de Klokkenluiders- en klachtenregeling. Het meldingsproces bestaat uit twee stappen:
1. Eerst word je gevraagd om een formulier in te vullen en, indien nodig, bestanden toe te voegen. Hier kun je ook beslissen of je anoniem wil blijven of dat je er bewust voor kiest om je identiteit bekend te maken.
2. In de volgende stap wordt gevraagd een wachtwoord in te voeren waarmee je kunt inloggen bij je anonieme mailbox (voor de opvolging van je melding) en ontvang je een bericht-ID <nummer>. Onthoud je ID en wachtwoord, deze heb je later nog nodig.
Wat gebeurt er nadat ik een melding heb gemaakt?
Domino’s is verplicht vervolg te geven aan jouw melding. Alle meldingen (zowel klacht als misstand) die via het platform binnen komen, worden behandeld door het Care Team. Zij beslissen over de verdere procedure en nemen contact met je op als er vragen zijn of aanvullende informatie nodig is. In dit hele proces blijft jouw anonimiteit behouden, als je hebt aangegeven dat je dit wilt.
Bij concrete meldingen van verdachte activiteiten en incidenten kunnen specialisten worden ingeschakeld en kan er een onderzoek worden ingesteld. Je wordt op de hoogte gebracht zodra het onderzoek is afgerond. Hoelang het onderzoek duurt, hangt vaak af van de complexiteit van de zaak. We streven ernaar het onderzoek 30 dagen na de melding afgerond te hebben. Je zal op de hoogte worden gehouden over het verloop van het onderzoek.
Als de ontvangers van de melding oordelen dat er verder onderzoek moet plaatsvinden, zullen zij dit documenteren en de benodigde informatie doorsturen naar de verantwoordelijke personen binnen de organisatie. Ook hierbij blijft je anonimiteit behouden, als je hebt aangegeven dit te willen.
Wanneer krijg ik antwoord op mijn melding?
Je ontvangt van ons uiterlijk binnen 7 dagen een reactie op jouw melding of vraag.
Waar moet ik op letten als ik anoniem wil blijven?
Door melding te maken via het invulformulier op deze pagina, garanderen we dat jouw melding wanneer gewenst altijd anoniem bij ons binnenkomt. De personen die jouw melding behandelen, zullen je gegevens altijd met de grootste vertrouwelijkheid behandelen en indien mogelijk verdere stappen met jou bespreken.
Wil je anoniem blijven, zorg er dan voor dat je geen persoonlijke gegevens in je melding benoemt. Het is goed om te realiseren is dat aan de hand van jouw beschrijvingen of bijlagen ook directe of indirecte conclusies getrokken kunnen worden over je identiteit. Uiteraard zullen wij altijd zorgvuldig omgaan met jouw melding.
Hoe kan ik antwoord krijgen en toch anoniem blijven?
Als je geen e-mailadres hebt opgegeven, kun je zelf regelmatig nagaan of je een antwoord hebt ontvangen in de anonieme mailbox. Hiervoor heb je je bericht-ID en aangemaakte wachtwoord nodig om in te loggen. Via deze mailbox kun je ons ook altijd aanvullingen op of vragen over je melding sturen.
Hoe kan ik anoniem communiceren met de ontvanger van mijn melding?
Aan het einde van het meldingsproces ontvang je een automatisch aangemaakt bericht-ID en maak je een wachtwoord aan. Met deze inloggegevens kun je later op elk gewenst moment inloggen bij jouw persoonlijke anonieme mailbox. Deze vind je onder de knop “Mailbox”. Via deze mailbox kun je contact opnemen met de ontvanger van jouw melding, terwijl je anonimiteit behouden blijft. De mogelijkheid tot dialoog is erg belangrijk, omdat er meer informatie nodig kan zijn om je te helpen.
Kan ik mijn identiteit bekend maken?
Op elk moment kun je ervoor kiezen om je identiteit bekend te maken. Je kunt dan je naam en e-mailadres opgeven.
Bij wie komt mijn melding terecht?
Voor de behandeling van een klacht of misstand is er een speciaal Care Team opgericht. Het Care Team bepaalt de vervolgstappen.
Is het Care Team getraind om mijn melding te behandelen?
Ja, het Care Team heeft training gevolgd en is daarmee gekwalificeerd om jouw klacht of melding te behandelen.
Wat is het verschil tussen het Care Team en vertrouwenspersonen?
Het Care Team behandelt binnengekomen klachten en klokkenluidersmeldingen. Domino’s beschikt over drie vertrouwenspersonen en een externe vertrouwenspersoon waar je terecht kan als je ergens mee zit. Daarnaast kunnen de vertrouwenspersonen jou bijstaan gedurende het proces als je een melding maakt van een misstand.
Moet ik bang zijn voor negatieve gevolgen als ik een melding maak?
Nee, er is juist moed nodig om een Klokkenluidersmelding te maken en we willen er zijn voor jou!
Natuurlijk is het belangrijk dat je, op het moment dat je een Klokkenluidersmelding maakt, gelooft en aanneemt dat de inhoud waar is en dat je de melding niet met kwade bedoelingen doet. We verwachten niet van je dat je zelf naar bewijzen zoekt of het zelf probeert op te lossen. Waar nodig zal er onafhankelijk onderzoek moeten plaatsvinden. Het is mogelijk dat het onderzoek later uitwijst dat de vermoede misstand niet heeft plaatsgevonden. In dit geval hoef je ook niet bang te zijn voor negatieve gevolgen.
Een uitzondering hierop is aantoonbaar opzettelijk misbruik van het meldplatform, bijvoorbeeld wanneer je opzettelijk een persoon valselijk beschuldigt. Indien je met opzet onjuiste informatie verstrekt, kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen.
*